Eine Übersicht relevanter Methoden und Einsatzmöglichkeiten.
Agile Methoden – das klingt nach schlanken Projekten, geringer Umsetzungszeit, gedeckelten Kosten. Kurz: Das klingt gut. Denn genau das brauchen Unternehmen nicht nur im Kleinen, sondern auch im Großen. Flexibilität, kürzere Reaktionszeiten, flache Hierarchien. In der Praxis kommt die Agilität häufig über die Projekte, beziehungsweise hier zeigt sich, welche Unternehmen den Code geknackt haben und welche scheitern.
Was genau sind agile Methoden denn eigentlich? Wie unterscheiden sie sich von agilen Techniken? Welche Methoden sind agil und warum? Und wie wähle ich überhaupt eine aus dem mittlerweile recht großen Portfolio aus? Denn, obwohl alle agil, eignet sich nicht jede Methode für jedes Projekt. Und damit Sie von den oben genannten Benefits auch wirklich profitieren, ist es essenziell, die passende auszuwählen. Sonst verschenken Sie trotz aller Agilität Zeit und Geld.
Mit diesem Blogbeitrag hat das ein Ende. Wir widmen uns den wichtigen Fragen, damit Sie Ihre Projekte in Zukunft schnell und schlank steuern können. Agil eben.
Mit diesem Blogbeitrag hat das ein Ende. Wir widmen uns den wichtigen Fragen, damit Sie Ihre Projekte in Zukunft schnell und schlank steuern können. Agil eben.
Warum agile Methoden nutzen?
Wenn ich Ihnen sage, dass die Welt sich immer schneller wandelt, erzähle ich Ihnen nichts Neues. Trends, die sich früher wie gigantische Wellen langsam aufgebaut haben, treffen heute rasanter, in kürzeren Abständen, auf das Ufer. Sie bauen sich schneller auf, sie brechen schneller. Unternehmen, die keine Möglichkeit finden, darauf zu reagieren, werden verlieren. Es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, Projekte nach einem starren Plan abzuarbeiten, der, je nach Größe und Umfang des Vorhabens, vielleicht vor ein bis zwei Jahren aufgesetzt wurde. Abweichungen vom Plan sind in vielen Projekten mittlerweile die Regel – nicht die Ausnahme.
Die Thematik ist komplex und zieht sich durch viele Ebenen. Stichwort: Fachkräftemangel und Job-Fluktuation. Wenn Ihr Projektleiter geht – oder ein wichtiger Mitarbeiter innerhalb des Projekts – wenn es Veränderungen bei den Stakeholdern gibt, auch dann muss die Arbeit am Projekt mitunter angepasst werden. Es geht also nicht nur um die Sache selbst, es geht um die Rahmenbedingungen. Und, nicht ganz nebenbei, haben Unternehmen, die agil arbeiten, bessere Chancen ihre Mitarbeiter zu halten und der o. g. Problematik sogar ein Stück weit entgegenzuwirken. Denn agiles Arbeiten bedeutet eine gemeinsame Fokussierung, eine Vision, die verfolgt wird, und Arbeit auf Augenhöhe – alles Aspekte, die die Menschen heute in ihrem Arbeitgeber schätzen und suchen.
Wann sind agile Methoden und wann nutze ich sie?
2001 veröffentlichten einige seniore Softwareentwickler das „Agile Manifest“, das zu verbesserten Projektstrukturen im IT-Sektor beitragen sollte. Darin formulierten sie unter anderem agile Prinzipien, Werte und Ideen. (Mehr dazu lesen Sie in diesem Blogbeitrag.) Agile Werte und Prinzipien sind aber nur die eine Seite der Medaille. Die andere sind agile Praktiken und agile Methoden, also Verfahren, wie z.B. Projekte agil umgesetzt werden können.(Siehe auch den Blogbeitrag zu SCRUM.)
Das Cynefin Framework
Um die Frage nach der besten Herangehensweise individuell zu beantworten, eignet sich das Cynefin-Framework hervorragend. Entwickelt 1999 als Wissensmanagementmodell wurde es bereits kurze Zeit später als Strategiemodell eingesetzt, um je nach Voraussetzung die richtige Lösungs- und Bearbeitungsstrategie zu ermitteln.
Das Cynefin-Framework ist in vier Quadranten unterteilt:
Einfach: Eine Umgebung, in der alles geklärt ist; die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung ist klar. Die Herangehensweise ist: Sense – Categorize – Respond und Sie können bereits auf best practices zurückgreifen. Beispiel: Produzierende Gewerbe mit Serienanfertigungen Methode: Hierarchisches bzw. Wasserfall-Projektmanagement
Kompliziert: Die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung erfordert eine Analyse oder Prüfung: Sense – Analyze – Respond. Es ist einiges bekannt, aber nicht alles. Sie können auf good practices zurückgreifen.Beispiel: Kundenprojekte mit Standard-Software, kleinere VorhabenMethode: Schlanke, agile Methoden wie Kanban
Komplex: Zunächst müssen Daten gesammelt werden. Die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung ist nicht klar. Durch schnelles Feedback werden Erkenntnisse gewonnen: Probe – Sense – Respond.Beispiele: Projekte mit vielen Stakeholdern und wenig von vornherein vorhandener ExpertiseMethoden: Iteratives agiles Vorgehen wie SCRUM
Chaotisch: Es gibt keine Beziehung zwischen Ursache und Wirkung. Alles ist unbekannt. Das Ziel ist, in einen anderen Quadranten zu kommen: Act – Sense – Respond.Beispiele: Innovative Ideen, Projekte in unbekannten Märkten und GebietenMethoden: Iterative, freie Methoden wie Design Thinking
Nicht alle Projekte müssen also agil gemanagt werden. Wenn es schon good oder best practices gibt, ist ein agiles Vorgehen meist nicht mehr von messbarem Vorteil. Hier haben Sie die Umsetzungsschritte bereits identifiziert und viele, wenn nicht alle, Informationen und Wirkungsketten beisammen.
Die Stacey Matrix
Ein weiteres, in der Praxis relevantes Modell um den Einsatz agiler Methoden zu reflektieren, ist die sogenannte Stacey Matrix. Sie teilt Projekte in vier Kategorien ein: einfach, kompliziert, komplex und chaotisch. Je höher die Komplexität, um so eher sollten agile Methoden eingesetzt werden. Diese Matrix bietet eine erste Orientierung, kann jedoch in der Regel die Komplexität eines Projektes nicht vollständig abbilden.
“Die Vorstellung, dass die Anwendung agiler Methoden automatisch das Denken ändert, stimmt nur zum Teil. Tun allein reicht oft nicht. (Svenja Hofert, Agile Managementberaterin)
Übersicht agile Methoden
Es gibt eine ganze Reihe agiler Methoden, die sich jeweils für verschiedene Projekte eignen. Einige wurden im letzten Abschnitt bereits angerissen. Jetzt werfen wir einen Blick auf fünf Methoden, die bei vielen Projekten und in verschiedenen Branchen Anwendung finden (sollten).
SCRUM
Die wohl bekannteste und am weitesten verbreitete agile Methode ist SCRUM – und hier findet oft schon der erste gedankliche Fehler statt, denn SCRUM ist, wenn man es ganz genau nimmt, keine Methode, sondern ein Framework. Ein Rahmen, der es erlaubt, Projekte iterativ zu steuern und dem Projektteam maximale Freiheit lässt. Feedbackschleifen ersetzen starre Arbeitsanweisungen und den Aufgaben verteilenden Projektleiter gibt es hier nicht. Bei SCRUM geht es vor allem darum, zu jedem Zeitpunkt ein Ergebnis zu haben, das theoretisch auf den Markt geworfen werden könnte.
SCRUM arbeitet mit Rollen (Mitglieder im SCRUM-Team), Ereignissen (Meetings) und Artefakten (Dokumente), das Projekt gliedert sich in sogenannte Sprints – Zeiten produktiver Arbeit, in denen das Team in Richtung (Zwischen-)Ergebnis arbeitet. Dieses eher lose Rahmenwerk macht SCRUM so vielseitig einsetzbar. Vom Produktlaunch bis hin zur Webshop-Programmierung sind fast alle Projekte damit super zu händeln.
Einen tieferen Einblick in SCRUM und ausführliche Infos zu Rollen, Ereignissen und Artefakten finden Sie in diesem Beitrag: Was ist SCRUM?
Design Thinking
Beim Design Thinking dreht sich alles um Innovation und Kreativität. Oben haben Sie bereits gesehen, dass die Methode sich wunderbar eignet, wenn Sie in Projekte starten, die Sie völlig ins kalte Wasser werfen, bei denen wenig bekannt und noch weniger vorausgesetzt werden kann. Im Gegensatz zu anderen Methoden ist Design Thinking absolut menschenzentriert: Was braucht der Kunde, was fühlt er? Empathie wird hier großgeschrieben. Iterativ wird nach der bestmöglichen Lösung für den Kunden (und damit das Unternehmen) gesucht, und das meist in Form eines Workshops. Deswegen eignet sich die Methode auch wunderbar für interdisziplinäre Projektteams, bei denen viele verschiedene Sichtweisen zusammenkommen.
Design Thinking folgt trotz aller Offenheit und Kreativität einer Struktur und gliedert sich in sechs Phasen (Understand, Observe, Define, Ideate, Prototype, Test). Diese müssen nicht linear verlaufen und richten sich nach den Ergebnissen, die erzielt werden. Mal kommt eine Phase zweimal dran, mal wird sie übersprungen.
Wie Sie einen Design-Thinking-Workshop planen, aufsetzen und durchführen, erfahren Sie ausführlich in diesem Blogbeitrag.
Arbeiten mit Kanban
Kanban ist eine agile Methode, die sich hervorragend für Projekte eignet, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss erfordern. Der Klassiker ist der Bereich der Softwareentwicklung, aber auch im Marketing hilft Kanban, Überblick und Schnelligkeit zu behalten oder zurückzuerobern. Das Ziel ist es, Ressourcen ideal zu verteilen und zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über Arbeitsstände und Aufgaben zu haben. Herzstück ist das Kanban-Board. Das kann digital über ein Projektmanagementtool wie Trello oder analog auf einer Flip-Chart angelegt werden. Darauf werden Karten oder Post-its in Listen mit verschiedenen Arbeitsständen einsortiert. Sie haben immer einen klaren Blick auf das, was gerade passiert, und können Prioritäten leicht setzen. Außerdem wird der Prozess ständig verbessert, weil genau zu erkennen ist, wenn etwas hakt.
Mehr zu Kanban und dem Arbeiten mit Kanban Boards erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Retrospektive
Retrospektiven gehören zu den Kernelementen agilen Arbeitens. Die Team-Rückschauen („retrospektiv“ = rückblickend) sind fester Bestandteil des SCRUM-Frameworks, können aber auch völlig unabhängig von anderen agilen Methoden eingesetzt werden. Ziel ist es, im Projektverlauf – oder auch einfach als regelmäßiges Event innerhalb von Teams und Abteilungen – immer wieder gemeinsam innezuhalten und zu analysieren, was gut lief und was zukünftig noch optimiert werden kann. Dafür folgt die Retrospektive einer festen Struktur und gliedert sich in die Phasen: Einführung, Datenerhebung, Erkenntnisgewinnung, Maßnahmenplanung und Abschluss.
Besonders wichtig ist die Regelmäßigkeit. Retrospektiven sind keine einmalige Veranstaltung und sollten auch nicht erst dann gehalten werden, wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist, sondern in festgelegten Zeitabständen.
Hier erfahren Sie alles über den Ablauf, die Benefits und die möglichen Stolpersteine einer Retrospektive.
Lego Serious Play
Lego Serious Play (LSP) ist wieder eine Methode, die vor allem auf Kreativität setzt, um komplexe Probleme zu lösen und Teams zu stärken. In einem, von einem zertifizierten LSP-Facilitator moderierten, Prozess verwenden die Teilnehmer Lego-Bausteine, um Ideen zu visualisieren, Modelle zu erschaffen, komplexe Konzepte zu veranschaulichen und per Storytelling mit dem Team zu teilen. Durch die Haptik des Bauens werden komplexe Probleme greifbar und leichter zu verstehen. LSP kann in verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden, von der Strategieentwicklung und Problemlösung bis hin zur Teambildung und Konfliktklärung.
Wichtig ist, dass die gebauten Modelle in einem LSP-Workshop niemals bewertet werden. Jedes Modell wird als gleichwertig angesehen, es gibt keine Hierarchie zwischen den Ideen der Teilnehmer.
In diesem Blogbeitrag gehe ich ausführlich auf Lego Serious Play ein.
Sie sind interessiert an einem kreativen LSP-Workshop? Fragen Sie mich gerne unverbindlich als Facilitator an!
Agile Methoden einführen
Wenn in Ihrem Unternehmen bisher eher ein anderer Führungs- und Projektmanagement-Stil gelebt wurde, kann eine Umstellung auf agile Methoden und Arbeitsweisen für Unsicherheit und auch Gegenwind sorgen. Deswegen ist es wichtig, diesem Prozess die nötige Zeit einzuräumen und – das kann ich nicht genug betonen – das Team von Anfang an mit einzubeziehen. Führungskräfte in einen Workshop zu schicken und die Woche drauf komplett auf SCRUM umzustellen – das wird mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit scheitern.
Fangen Sie also klein an, indem Sie ein überschaubares Pilotprojekt definieren, das mit einer agilen Projektmanagement-Methode geführt werden soll – und überlegen Sie gemeinsam mit dem Projetteam, welche sich am besten dafür eignet. Je nachdem müssen Mitarbeiter fortgebildet werden oder Sie benötigen einen externen Moderator, der Sie auf den ersten Schritten begleitet. Rückschläge und Stolpersteine wird es immer geben, lassen Sie sich davon nicht entmutigen, sondern nutzen Sie das Feedback – ganz im Sinne des agilen Arbeitens – um im nächsten Anlauf zu optimieren.
Kennen Sie schon mein Workbook Agiles ABC? Das Workbook Agiles ABC führt Sie in zentrale Begriffe der Agilität ein und skizziert relevante Ansätze und Ideen agilen Arbeitens. Dabei ist es als ein möglicher Startpunkt auf Ihrer eigenen agilen Entwicklungsreise gedacht. Legen Sie einen Grundstein für Ihr Verständnis von Agilität oder frischen Sie Ihr Wissen auf!
Fazit
Agile Methoden sind nicht nur ein Trend; sie sind eine Antwort auf die Herausforderungen einer Welt, die sich immer schneller verändert. Die Flexibilität, die sie bieten, ermöglicht es Teams, effizienter und effektiver zu arbeiten. Egal, ob in der Softwareentwicklung oder in anderen Projekten – Agilität ist der Schlüssel zur Bewältigung von Unsicherheiten der modernen Geschäftswelt. In einer Zeit des Wandels ist es an der Zeit, sich agil zu bewegen.
Trotzdem muss man hinsehen: Nicht jede Methode eignet sich für jedes Projekt und wo vorher noch nie agil gearbeitet wurde, läuft man bei einer Hau-Ruck-Umstellung schnell Gefahr, die Mitarbeiter zu überfahren und zu überfordern.