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Agile Meetings

Aktualisiert: 29. März

Warum Sie Formate wie Open Space, Lean Coffee oder Daily StandUps kennen sollten.



Agile Methoden sind mittlerweile in aller Munde. Doch der Schritt hin zu mehr Agilität benötigt oft einen grundlegenden Wandel im Unternehmen. Es gilt deswegen, kleine Schritte zu nehmen und große Sprünge vorerst zu vermeiden. Agile Meetings sind eine sehr gute Gelegenheit, die Prinzipien agiler Methoden auszutesten und anzuwenden.


In diesem Blogbeitrag lernen Sie die wichtigsten agilen Formate kennen:


Kennzeichen agiler Meetings


Was unterscheidet agile Meetings von anderen, herkömmlichen Meetings? Zunächst einmal liegen allen agilen Meetings folgende vier Prinzipien zugrunde:

  • Prinzip 1: Agile Meetings haben eine sehr strenge Timebox. Das heißt, Meetings starten und enden pünktlich. Außerdem gibt es einen festen Zeitrahmen pro Thema.

  • Prinzip 2: Agilität bedeutet Teamarbeit. Es gilt für den Moderator als äußerst wichtig, darauf zu achten, dass ein „Ich“ durch ein “Wir“ ersetzt wird.

  • Prinzip 3: Agilität bedeutet Relevanz und Sinnhaftigkeit. Wenn das Meeting startet, sollte der Moderator kurz die Gründe für das Meeting erwähnen. Auch Ziele und Teilnehmer des Meetings sind zu nennen.

  • Prinzip 4: Jedes agile Meeting besitzt einen Nutzen und hat konkrete Action Points. Dabei ist es sinnvoll, dass der Moderator Protokoll führt. Dazu werden Zweck des Meetings sowie Ort, Dauer, Anwesende und Next Steps (mit konkreten Verantwortlichen) dokumentiert.

Dahinter bzw. darunter verbergen sich aber auch agile Werte wie zum Beispiel Feedback, Kommunikation, Mut, Fokus, Respekt oder Committment. (Mehr über agile Werte lesen Sie in meinem passenden Blogbeitrag dazu.)


Sind diese Werte in einem Team wirklich handlungsleitend, hat es also eine intrinsische Motivation nur zielführende, relevante Meetings zu führen, und zwar nur so lange, wie wirklich notwendig. Insofern ist das TimeBoxing wirklich wichtig. Dafür können hervorragend analoge und digitale Stopuuhren (Time Timer, Sanduhren etc.) genutzt werden.


Für mich persönlich sind agile Meetings insofern meist schneller, intensiver, zielführender und vielleicht auch anspruchsvoller als herkömmliche Meetings mit viel zu vielen Menschen mit zu viel Ego und viel zu wenig Zeit. Das Skurrilste, was mir bislang untergekommen ist, sind sogenannte Verlaufsprotokolle in Meetings. Diese würden sich in einer agilen Logik quasi von selbst verbieten.


Auch die Methodenvielfalt und -variabilität des Moderators bzw. Meeting Owners spielt eine wichtige Rolle bei der Durchführung der verschiedenen Formate. Und auch Material, Räumlichkeiten und deren Einrichtung (Sitzmöbel, Whiteboard,s, Post-Ist etc.) sind wichtig. Nicht umsonst haben sich mittlerweile auch einige Büromöbelhersteller auf separate agile Produktlinien spezialisiert.


Durch agile Meeting Formate kann der agile Wandel in der Organisation gefördert und Meetings können deutlich effizienter gestaltet werden. Mithilfe einer professionellen Moderation, konsequentem Time-Boxing und konkreter Protokollierung kann sichergestellt werden, dass Meetings planmäßig und effizient laufen. Bei der schrittweisen Einführung agiler Meetings in der eigenen Organisation gilt es einzelne Formate auszuwählen und nach und nach zu erproben


Agile Formate können eingesetzt werden, wenn:

  • eine offene, hierarchielose und kreative Auseinandersetzung mit Themen gewünscht ist;

  • die Organisation und Mitarbeitenden für neue, agile Formate aufgeschlossen sind;

  • Zeiteffizienz eine Rolle spielt;

  • es gewünscht wird, dass über Themen und Ideen (ergebnis)offen und "mutig" diskutiert werden soll;

  • es einen erfahrenen Moderator gibt, der sich mit agilen Formaten auskennt.


 

Das Workbook Agiles ABC führt Sie in zentrale Begriffe der Agilität ein und skizziert relevante Ansätze und Ideen agilen Arbeitens. Dabei ist es als ein möglicher Startpunkt auf Ihrer eigenen agilen Entwicklungsreise gedacht.


 

Open Space


Das Open Space - oder Open Space Technology – ist eine Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen.Sie eignet sich für Gruppen von etwa 20 bis 200 Teilnehmern. Im Gegensatz zu „klassischen“ Konferenzen, in denen festgelegte Redner vorher definierte Themen und Inhalte frontal und monologisch den Teilnehmern präsentieren, werden die Teilnehmer bei einem Open Space selbst zu Vortragenden.


Open Space bzw. Open Space Technology wurde vom US-Amerkikaner Harrison Owen, einem Priester und Bürgerrechtler, um 1985 entwickelt und ist inzwischen weltweit verbreitet. Sie soll auf seinen Beobachtungen basieren, dass die produktivsten Teile von Treffen immer die Kaffeepausen bzw. andere informelle Zusammenkünfte waren. Seither sind weitere ähnliche Großgruppenmethoden entwickelt worden, wie das häufig stärker online organisierte und eher aus der Internet-Community hervorgegangene Barcamp oder die Markplatz-Methode.


Charakteristisch ist die inhaltliche Offenheit: Die Teilnehmenden geben eigene Themen ins Plenum und gestalten dazu je eine Arbeitsgruppe. Die Anwesenden entscheiden frei, an welchem Thema bzw. an welcher Session sie teilnehmen möchten und wo sie sich wie aktiv beteiligen möchten. Open Space ist somit ein partizipatives Konferenzformat.


Die Ergebnisse aller Sessions werden am Schluss gesammelt und allen zugänglich gemacht. Zur Durchführung - analog oder virtuell möglich - sind entsprechende Räumlichkeiten inklusive einem ausreichend großen Raum für das Plenum erforderlich. Damit ein Open Space auch erfolgreich ist, braucht es im Unternehmen eine entsprechende Offenheit, damit die entstandenen Projektideen auch umgesetzt werden. Denn Open Space kann in kurzer Zeit eine große Vielfalt an konkreten Maßnahmen produzieren.


Beim Open Space gilt das „Gesetz der zwei Füße“. In ihm drückt sich ein wesentlicher Teil der Selbstverantwortung der Teilnehmer aus. Es ist ausdrücklich erwünscht, dass Teilnehmer eine Gruppe bzw. Session verlassen, wenn Sie für sich nichts mehr mitnehmen können oder teilen wollen. Diese Überlegung drückt sich in den beiden Begriffen „Hummeln“ und „Schmetterlinge“ aus: Die „Hummeln“ fliegen von Session zu Session und „bestäuben“ einzelne Gruppen mit Wissen und Erkenntnisse, die sie auch in Diskussionsrunden, an denen sie vorher teilgenommen hat, gewonnen haben. Hummeln tragen somit wesentlich zur Vernetzung von Inhalten und Wissen bei. Die Schmetterlinge lassen sich an ruhigen Plätzen (der Kaffeebar, dem Buffet etc.) nieder. Diese scheinbaren Orte der Inaktivität entfalten ein Eigenleben, denn dort findet regelmäßig ein Austausch von Themen, Erkenntnissen oder Beobachtungen statt, die später wieder in Arbeitsgruppen kommuniziert werden können.


Außerdem gelten beim Open Space folgende Prinzipien:

  • Diejenigen, die da sind, sind genau die Richtigen. Da jeder Teilnehmer freiwillig an einer Session teilnimmt, gilt es dieses Interesse und idealerweise auch die Energie und das Wissen des Teilnehmers / Teilgebers zu nutzen. Anders herum ergibt es wenig Sinn, an diejenigen zu denken, die nicht da sind.

  • Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte. Der Fokus liegt auf dem direkten Austausch, in der Diskussion oder der Beantwortung von Fragen. Alles was hätte sein können, aber nicht passiert ist, ist sekundär.

  • Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Ja, es gibt einen Zeitplan, aber es kann auch immer Verzögerungen geben. Pünktlichkeit ist weder ein Ziel noch ein wichtiger Aspekt. Wichtig ist der Zeitpunkt, an dem die Energie in der Gruppe so hoch ist, dass ein gemeinsames Arbeiten möglich ist. In der Praxis kann dies dazu führen, dass eine Session früher endet oder länger dauert als geplant. Das führt zum vierten Prinzip.

  • Vorbei ist vorbei. Nicht vorbei ist nicht vorbei.


Nach unserer Überzeugung gibt es kein größeres und wirksameres Mittel zu wechselseitiger Bildung als das Zusammenarbeiten. (Johann Wolfgang von Goethe)


Lean Coffee


Lean Coffee ist ein innovatives Meeting-Format, das es Teilnehmern ermöglicht, in kurzer Zeit wertvolle Ergebnisse zu erzielen. In einem Lean Coffee können Teilnehmende Themen diskutieren, Ideen austauschen und entscheiden, welche Themen am besten behandelt werden sollen. Es ermöglicht eine schnelle und effektive Diskussion und kann sowohl in kleinen als auch in großen Gruppen angewendet werden.


Lean Coffee wurde von den Agile Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen entworfen. Lean, weil es Prinzipien wie die Vermeidung von Zeitverschwendung, die Verstärkung von Austausch und Kommunikation und die Förderung von Eigenverantwortung, berücksichtigt. Coffee, weil das Meeting auf einer lockeren, informellen Atmosphäre basiert.


Die Teilnehmerzahl für ein Lean Coffee besteht idealerweise aus mindestens drei und maximal 20 Personen. Die optimale Dauer liegt zwischen einer und drei Stunden.


Wie läuft ein Lean Coffee ab?


Zum Anfang des Meetings werden alle Themen, die die Teilnehmer mitgebracht haben, auf einem Board, egal ob digital oder analog, notiert. Die Themen werden in drei Spalten mit dem Namen „offen“, „in Diskussion“ und „erledigt“ sortiert. Die Reihenfolge der Themen wird demokratisch bestimmt. So kann jeder Teilnehmer z. B. mit bis zu drei Klebepunkten seine Lieblingsthemen auswählen. Das Thema mit den meisten Stimmen (=Klebepunkten) kommt ganz oben auf die Agenda.


Die Diskussionsphase beginnt nun und wird von einem erfahrenen Moderator begleitet. Jedes Thema wird ungefähr 10 -15 Minuten lang diskutiert. Der Moderator achtet auf die Einhaltung des Zeitfensters und verschiebt die Karte nach dieser Zeit von “offen” auf “in Diskussion” und danach auf “erledigt”. Reicht die Zeit für die Diktion eines Punktes nicht, kann bestimmt werden, ob dem Thema noch einmal 5 Minuten gegeben wird oder ob das Thema separat besprochen werden soll.


Am Ende des Lean Coffees darf jeder Teilnehmer über die Effizienz und die Zufriedenheit des heutigen Lean Coffee abstimmen. Optional: Der Moderator bzw. der Schriftführer notiert die wichtigsten Resultate, Punkte und Erkenntnisse und alle offenen Punkte und schickt ein Dokument mit diesen Inhalten an alle Teilnehmer. Andernfalls müssen sich abwesende Personen die Informationen vom Lean Coffee Board holen.


Lean Coffee kann hilfreich sein, um verschiedene Perspektiven zu einem Thema zu diskutieren, um Ideen zu sammeln und zu einem Fazit zu kommen. Es ist ein sehr gutes Formatl, um Probleme zu lösen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen zu entwickeln. Es bedarf aber einer guten Vorbereitung und Moderation.






Daily Standup


Das Daily Standup als tägliches, kurzes Meeting-Format kommt – ebenso wie die anschließend folgende Retrospektive – aus dem agilen Framework Scrum. (In meinem Blogbeitrag zu Scrum können Sie mehr darüber lesen.) Das Daily ist eine zentrale Praktik für agile Arbeit.


Das sogenannte „Daily Standup“ hat seinen Namen, weil es an an jedem Arbeitstag der Woche - bestenfalls auch immer zur selben Zeit – und im Stehen stattfindet. Die immer gleiche Zeit minimiert den Planungsaufwand, denn nach einer Weile ist der Slot fest für das Daily verplant und es braucht keine Koordination mehr, damit das Team zusammenkommt. Und im Stehen, weil Stehmeetings tatsächlich angeblich kürzer sind. Ich finde das sehr plausibel!

Das Daily sollte nicht länger als 15 Minuten dauern (siehe Prinzipien agiler Meetings – Time-Boxing) und dient dem Team dazu, sich abzustimmen, auszutauschen und den täglichen Fortschritt im gemeinsamen Projekt sichtbar zu machen.Dabei bekommt jeder Teilnehmende etwa eine Minute Redezeit und beantwortet (in der Regel) folgende Fragen kurz und knapp:

  • Was habe ich gestern erreicht / erledigt?

  • Woran arbeite ich heute?

  • Wobei brauche ich Unterstützung? Was hat mich bei der Arbeit blockiert?

Der Vorteil dieses kurzen Daily Standups ist, dass jeder im Team Informationen darüber erhält, woran seine Teammitglieder aktuell arbeiten. Dies garantiert eine bessere Zusammenarbeit, sodass nicht jeder isoliert in seinem Gebiet arbeitet, sondern ein Gesamtbild erhält. Auch das tägliche Reflektieren von Blockern und dem Fragen um Unterstützung helfen bei der Bewältigung der eigenen Herausforderungen im Projekt. Der Moderator kann die vom Team genannten Hindernisse auf Karten vermerken und aufnehmen, damit diese nicht in Vergessenheit geraten. Das Hauptziel des Daily Standups sind: Transparenz, Schnittstellen-Optimierung, gegenseitige Unterstützung.


Arbeiten Teams mit Scrum, wird das Daily in der Regel vom Scrum Master moderiert. Andernfalls würde ich eine wechselnde Moderation und auf jeden Fall eine hierarchiefreie Moderation empfehlen. Manchmal wird das Daily als "täglicher Rapport" missverstanden und das ist es auf jeden Fall nicht, im Gegenteil!


Das Daily Standup macht meiner Meinung nach am ehesten Sinn für Teams, die auch gemeinsam an einem Projekt arbeitet bzw. Schnittstellen haben. Bei einem „nebeneinander her arbeitenden“ Team ohne jegliche Schnittstellen und Interdependenzen (zum Beispiel eine Rechtsbateilung, wobei jeder eigene Mandaten und Projekte hat) wäre das Dailys eventuell etwas zu ambitioniert.


Typische Fallstricke bei Daily Standups sind:


  • Kein Einhalten des Time-Boxing - sei es aufgrund von mangelnder Erfahrung oder zu großen Egos oder zu wenig Fokus.

  • Diskussionen darüber, wie Hindernisse umgangen und Probleme gelöst werden können. (Diese Diskussionen müssen ausgelagert werden!)

  • Hierarchisches Denken, dass die Teilnehmenden dazu verleitet, dem Moderator Rechenschaft abzulegen. (Stattdessen geht es jedoch ausschließlich darum, den Kollegen des eigenen Teams zu berichten.)

  • Keine Regelmäßigkeit im Daily - die Termine werden flexibel verschoben oder auch abgesagt, wenn Teammitglieder fehlen. Das Daily lebt von der Routine, der wirklich täglichen Durchführung. Das minimiert Planungsaufwand und ist wichtig!

Das Daily kann auch super virtuell durchgeführt werden! Einfach mit einer entsprechenden Videokonferenz, einem Serieneintrag im Teamkalender und im besten Fall auch einem digitalen Kanban oder eventuell einem digitalen Whiteboard. Im hybriden Arbeiten ist es aus meiner Erfahrung heraus sogar unverzichtbar für (zumindest) Projektteams.


Retrospektive


Ebenso wie das Daily Standup kommt auf die Rterospektive aus dem agilen Framework Scrum. Eine Retrospektive ist ein Rückblick - auf einen Sprint, eine Projektphase oder auch einen zeitlichen Abschnitt (ein Jahr, ein Quartal etc.) Retrospektiven sollen auf einen bestimmten Abschnitt oder eine Phase zurückschauen und analysieren, was in diesem Abschnitt gut und was weniger gut gelaufen ist und was das Team daraus mitnehmen und lernen kann.


Retrospektiven sind also Meetings, bei denen es darum geht, aus der Vergangenheit zu lernen. Es gibt sehr vielfältige Retro-Varianten, jedoch ist der Ablauf in der Regel ähnlich:

  • Begrüßung: Ziel der Retrospektive

  • Daten sammeln: Was ist in letzter Zeit geschehen? Was war gut? Was war schlecht?

  • Einsicht gewinnen: Warum sind die Dinge wie sie sind?

  • Maßnahmen beschließen: Was wollen wir konkret wie ändern?

  • Abschluss: Mit welchem Gefühl gehen wir aus dem Termin?


Die Retrospektive sollte auf jeden Fall moderiert - ob von einer externen und unabhängigen Person oder jemanden aus dem Team, hängt am ehesten vom Reifegrad des Teams ab. Mitunter werden auch Kollegen aus einem anderen Team dafür angefragt. Auf jeden Fall sollte die Moderation von einer "neutralen" Person - und nicht zu Beispiel dem TeamLead - durchgeführt werden. Nur so wird eine konstruktive Moderation gewährleistet. Wichtig ist außerdem, dass immer konkrete Maßnahmen entwickelt werden, um sicherzustellen, dass nicht nur besprochen, sondern auch gehandelt wird.


Ebenso wie das Daily oder auch das Open Space kann natürlich auch die Retrospektive sowohl physisch im Raum als auch digital durchgeführt werden. Hierbei ist dann ein virtuelles Whiteboard oder ein Tool wie der Retromat unerlässlich.


(Mehr zum Thema Retrospektive erfahren Sie in meinem Blogbeitrag.)



Fazit


Im agilen Arbeiten gibt es eine Vielfalt unterschiedlicher Meeting-Formate und dieser Beitrag hat die gängigsten vorgestellt: Open Space, Lean Coffee, Daily Standup und Retrospektive. Wichtig für all diese Formate ist neben dem Time-Boxing eine inhaltliche Offenheit und ein hierarchiefreies, offenes Miteinander reden.

Agilität ist mitunter auch direkt und "knallhart", weshalb sich versierte Moderation bei allen Formaten empfiehlt. Auf der anderen Seite gewinnen Sie durch die Offenheit der dargestellten Methoden ganz sicher auch neue Perspektiven und Erfahrungen. Im Sinne des agilen "KVP" (kontinuierlicher Verbesserungsprozess): womit fangen Sie morgen schon an?

Gern unterstütze ich Sie als Agile Coach bei der Moderation geplanter Veranstaltungen oder unterstützen beim Einsetzen und Anwenden der hier aufgezeigten Formate. Kontaktieren Sie mich gern HIER.



 

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