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Arbeiten mit Kanban Board

Aktualisiert: 29. März

Einfach und kompakt erklärt, damit Sie sofort durchstarten können.



Agiles Arbeiten – viele denken hierbei direkt an das Begriffe wie SCRUM, an eine Retrospektive oder auch an agile Teams. Dabei sind diese Methoden nicht die einzige Art, wie Sie in Ihrem Unternehmen agiles Projektmanagement anwenden können. Das Kanban Board ist eines der beliebtesten Tools in der agilen Projektmanagementwelt. Doch was ist Kanban eigentlich? Nach welchem Prinzip funktioniert es und was hat es für Vorteile?


In diesem Blogbeitrag erfahren Sie die grundlegenden Fakten rund um das Thema Kanban, damit Sie direkt damit durchstarten und ihr Team in Zukunft agil steuern können.

 


Was ist Kanban?


Kanban ist eine Art der Prozesssteuerung, die wie viele andere agile Methoden vor allem in der Softwareentwicklung gerne genutzt werden. Doch es hat auch in vielen anderen Branchen, sowie im privaten Bereich Einzug gehalten und erfreut sich an großer Beliebtheit.


Die Begriffe "Kanban" und "Kanban Board" sind untrennbar miteinander verbunden. Dabei bezeichnet "Kanban" den Projektsteuerungsansatz an sich und das "Kanban Board" ist die visuelle Darstellung der einzelnen, im Projekt fälligen Aufgaben. (Diese Boards können analog oder digital sein, worauf später noch eingegangen wird.) In der Praxis kommt in meiner Erfahrung "erschwerend" hinzu, dass in vielen Teams Kanban Boards genutzt werden, aber nicht im eigentlich Sinne der Kanban Methode, sondern eher nur zur Visualisierung von Aufgaben und Tasks. Hier spreche ich persönlich dann auch von "Task Boards". Schlussendlich kann ein Kanban Board nicht nur im Team, sondern auch zur Selbstorganisation genutzt werden, als sogenanntes "Personal Kanban".


Ein Kanban-Board ist ein Tool, mit dem sich Aufgaben und Arbeitsabläufe visualisieren lassen. Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, haben so einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt. Zudem ist genau ersichtlich, wer mit welchen Aufgaben betraut ist und welche noch bearbeitet werden müssen.


Dabei basiert Kanban auf dem sogenannten Pull-Prinzip. Das bedeutet, dass sich eine Person ihre Aufgaben bewusst holt oder "zieht" (engl "pull"). Denn Menschen sind nicht gut im Multitasking - werden wir also mit Aufgaben und Tasks überfordert, wird vermutlich das Ergebnis unserer Arbeit - aber auch die eigene Motivation - darunter leiden. Trotzdem sehen sich viele Beschäftigte regelmäßig mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig konfrontiert.


Kanban soll dabei helfen, seine Aufgaben, nacheinander und gut organisiert zu erledigen. Deshalb werden Aufgaben gesammelt und in verschiedene Spalten und Zustände aufgeteilt. Und dabei sind sie für alle Beteiligten im Projekt bzw. im Team sichtbar.


Fun Fact: Die Kanban Methode ist nach SCRUM die am zweithäufigsten verwendete agile Methode! (Quelle: https://kanbanbooks.com)



Ursprung der Kanban Methode


Ihren Ursprung hat die Kanban Methode in Japan, genauer im Toyota Management Ansatz. Der japanisch Automobilkonzern hatte das System bereits 1947 für sich entwickelt. Hieraus erklärt sich auch der Name: eine Zusammensetzung der beiden japanischen Silben kan und ban, was in etwa „Signalkarte“ bedeutet.


Damals optimierte man mithilfe von Kanban vor allem den Materialfluss. Toyota wollte Engpässe und gleichzeitig einen zu hohen Vorrat von Produktionsmaterialien vermeiden. Das Ergebnis dieser Bemühungen bezeichnet man heute auch als Pull-Methode, da Nachschub erst dann angefordert wird, wenn sich der Vorrat dem Ende zuneigt.


Davon ausgehend etablierte sich die Methode auch in der Software-Entwicklung und später dann im Projekt Management. Sowohl bei Microsoft als auch bei Corbis (ein weiteres Unternehmen von Bill Gates) hat man in den 2000er-Jahren die aus der Autoindustrie stammende Idee der schlanken Entwicklung neu interpretiert bzw. für sich adaptiert. Statt um Produktionsmaterialien ging es jetzt darum, Aufgaben nach der Pull-Methode anzugehen: Erst wenn ein Team Aufgaben abgearbeitet hat, werden weitere aus dem Backlog (Aufgabenspeicher) gezogen. Auf diese Weise lässt sich auch in vielen anderen Einsatzgebieten der Workflow verbessern.


2010 veröffentlichte der IT--Kanban Begründer David Anderson das erste Buch zur Thematik: "Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen". In diesem Buch beschreibt Anderson, wie er Kanban 2004 als Manager bei Microsoft entwickelt hat und welche Erfahrungen er seitdem mit Teams auf der ganzen Welt sammeln konnte. Es werden nicht nur die Grundlagen von Kanban (Pull-Systeme, WIP-Limits, Kanban-Boards, Tickets, Kaizen) vermittelt, sondern auch fortgeschrittene Konzepte wie zweistufige Kanban-Boards, der Umgang mit Engpässen sowie verschiedene Arten von Variabilität.


Agile Arbeiten Kanban
Agiles Arbeiten mit einem Kanban Board I Foto (c) Anna Jaissle

Wie funktioniert ein Kanban Board?


Im Zentrum der Kanban Methode ist das Kanban-Board und damit die Visualisierung der Arbeitsschritte. Auf einem für alle Teammitglieder offen einsehbaren Board sind alle Aufgaben dargestellt. Diese Tafel kann beispielsweise ein Whiteboard oder eine Pinnwand oder auch ein digitales Kanban Board (siehe Empfehlungen weiter unten) sein.


Das Board selbst teilt man in mehrere Spalten auf – mindestens drei. Ganz links befindet sich der sogenannte Backlog. Hier sammelt man alle (im Projekt) noch anstehenden Aufgaben ("To Do"). Anschließend folgt eine Spalte, in der sich alle derzeit bearbeiteten Aufgaben befinden ("Doing"). Sie kann sich auch in mehrere Spalten aufteilen, wenn eine Aufgabe mehrere Schritte durchläuft, bis sie endgültig abgeschlossen ist. Man kann etwa eine Spalte für Reviews und Testing einbauen. Zudem empfiehlt sich eine Spalte, in der Aufgaben gelistet werden könne, die aktuell nicht weiter bearbeitet werden könne, etwa weil Feedback vom Kunden fehlt oder auch eine Information "Pending"). Mitunter ist auch eine Spalte für mögliche Ideen hilfreich, eine Art "Parkplatz" für Ideen bzw. Themenspeicher. Schlussendlich sollte es auch eine Spalte für bereits erledigte Aufgaben geben ("Done") und sogar ein Archiv ("Archive").


Die Spalten haben Klassischerweise die folgenden Bezeichnungen: "To Do", "Doing", "Pending", "Done" und "Archive". Es können selbstverständlich auch deutsche Begriffe genutzt werden. Was auch immer zum Team bzw. zum Projekt passt.


Die einzelnenAufgaben im Projekt werden als farbige Karten (z. B. in Form von Post-Its oder Karteikarten) auf dem Board angebracht. Wichtig bei der Gestaltung der Tafel und der Karten ist nur, dass sie übersichtlich sein müssen. Die Aufträge wandern von links nach rechts, bis sie in der finalen Spalte mit allen abgearbeiteten Karten ankommen.


Auf digitalen Kanban Boards empfiehlt sich aus meiner Sicht darüber hinaus nicht nur die Aufgaben im Team auf die Karten zu schreiben, sondern auch die Kommunikationen zu den einzelnen Tasks ausschließlich über die Karten laufen zu lassen. Dies minimiert E-Mails und hilft eine hohe Transparenz zu schaffen. Was u.a. im plötzlichen Krankheitsfall einzelner Team-Mitglieder super ist!



Kansan Board Vorlage
Mit dem Kanban Board werden Aufgaben im Team in Spalten organisiert und sichtbar gemacht.

Im Arbeitsalltag stellt man allerdings fest, dass es Aufgaben gibt, die wichtiger sind als andere. Um eine solche Priorisierung auch auf dem Kanban-Board deutlich zu machen, lassen sich sogenannte Swimmlanes einfügen. Dabei handelt es sich um horizontale Linien, die den Work-in-Progress-Bereich unterteilen. Beispielsweise kann das Team in einem oberen Bereich (einer Fastlane) alle Aufträge einfügen, die schneller als andere bearbeitet werden müssen, und weniger zeitintensive Aufträge weiter unten eintragen. So kann sich jedes Teammitglied schnell einen Überblick über die derzeitigen Prioritäten verschaffen. Leider bieten aber nicht alle digitalen Anwendungen an Kanban Boards die Option der Swimlane an. (Hier kann man dann evtl. auch mit Spalte "Prio 1" vs. "Pro 2" arbeiten.)


Durch diese Darstellung von Aufgaben in Projekten bzw. in Teams auf einem Kanban Board erhöht man die Transparenz der Arbeit auf ganz einfache Weise. Mit Kanban entscheidet man sich aber nicht nur für eine hilfreiche Visualisierung des Workflows, sondern wählt auch eine Methode, die die Aufträge begrenzt: Bevor man beginnt, Kanban in der Produktion einzusetzen, legt man fest, wie viele Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Während es keine Einschränkung für die beiden äußeren Spalten gibt, hat jede mittlere Spalte einen eigenen Höchstwert. So darf ein Team pro Schritt nur zwei Karten gleichzeitig bearbeiten, denn Multitasking führt – laut Verfechtern von Kanban – eher zu Verzögerungen im Ablauf.


Um den Arbeitsablauf langfristig zu verbessern, ist es wichtig, Feedback auszutauschen. Hierfür sieht Kanban regelmäßige Meetings (sogenannte Kadenzen) vor, gibt aber keine direkten Vorgaben, wann oder wie oft diese auftreten sollen. Stattdessen gibt der Kanban-Pionier David J. Anderson einige Vorschläge: ein tägliches Kanban-Meeting (ähnlich dem Daily Scrum), verschiedene themenspezifische Reviews und andere Meetings.


Der Austausch unter den Kollegen passt zum generellen Verständnis von Kanban: Es geht stets darum, den Workflow und das Produkt zu verbessern. Ausgehend vom Ist-Zustand soll das Team nach und nach neue Verbesserungen einbauen, statt einen großen Umschwung zu organisieren. Vielfach wird diese Herangehensweise mit der japanischen Philosophie Kaizen verglichen. Die Theorie, die sich inzwischen vor allem in der Unternehmensführung wiederfindet, propagiert die fortwährende Verbesserung (Kaizen = jap. für „Wandel zum Besseren“). Ein Endziel hingegen gibt es nicht. Laut Kaizen kann man immer weitere Veränderungen vornehmen.


 

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Die Praktiken von Kanban


Insgesamt lassen sich sechs verschiedene Praktiken von Kanban ausmachen:


  1. Visualisierung: Das Kanban-Board ist eine Visualisierung der Arbeitsabläufe. Die Gestaltung selbst bleibt aber relativ offen. Wichtig ist nur, dass Stationen klar sind und für jede Spalte das entsprechende Limit angezeigt wird.

  2. Limitierung: Jede Spalte darf nur eine maximale Anzahl an Aufträgen enthalten. Erst wenn eine Auftragskarte weiter nach rechts wandert, darf sich das Team eine neue Karte von links nehmen. Dies führt zwangsläufig zu einem effizienteren Workflow.

  3. Management: Während des Arbeitsprozesses kann es zu Blockaden und Engpässen kommen. In solchen Situationen ist es notwendig, den Fokus des Teams darauf zu legen, diese Störungen aus dem Weg zu schaffen. Außerdem kann die Beobachtung des Workflows dafür sorgen, Kapazitäten langfristig korrekt zu verteilen.

  4. Regulierung: Explizite Prozessregeln sind dafür gedacht, die Arbeitsabläufe transparenter und klarer zu gestalten. Zu solchen Regeln gehört z. B. die Festlegung der Limits, aber auch eine Definition, ab wann eine Aufgabe als erledigt gilt. Prozessregeln müssen ebenfalls ein sichtbarer und veränderbarer Teil des Kanban-Boards sein.

  5. Feedback: Rückmeldungen sind ein notwendiger Teil von Arbeitsabläufen, denn nur so lassen sich diese verbessern. Dafür sind regelmäßige Meetings vorgesehen, sogenannte Kadenzen. Anders als Scrum gibt Kanban aber kein starres Gerüst für solche Treffen.

  6. Kaizen: Prozesse im Team sollen mit Kanban kontinuierlich verbessert werden. Die Theorie geht somit davon aus, dass man kein Optimum erreichen kann, sondern dauerhaft an Verbesserungen arbeitet.


Die Grundprinzipien von Kanban


Um effizient mit Kanban und dem dazugehörigen Board zu arbeiten hat David Anderson vier Grundprinzipien zusammengefasst. Werden sie vom Team implementiert, kann die Arbeit vereinfacht und auch die Pull-Funktion von Kanban besser genutzt werden. Diese vier Prinzipien von Kanban sind:


  1. Beginne mit dem, was du gerade tust: Die Einführung von Kanban bedeutet nicht, dass alles auf einmal umgeworfen wird. Es startet mit dem Status Quo.

  2. Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird: Kanban fördert eine schrittweise, kontinuierliche Verbesserung anstatt radikale Änderungen.

  3. Respektiere initial bestehende Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel: Kanban erkennt an, dass aktuelle Prozesse und Strukturen einen bestimmten Wert und Zweck haben.

  4. Ermutige Menschen aller Ebenen Führung zu übernehmen: Jeder im Team ist aufgefordert, Verantwortung zu übernehmen und bei der Verbesserung der Prozesse mitzuwirken.




Kanban Boards in der Praxis


Nachdem nun der Begriff Kanban sowie der Ursprung der Methode und ihre Wirkung beschrieben wurden, möchte ich ich auf die Arbeit mit Kanban Boards in der Praxis eingehen.


Kanban lässt sich ganz einfach in jede Teamstruktur einbauen – und einige Unternehmen arbeiten vermutlich sogar schon mit einer (abgespeckten) Version von Kanban, ohne dies zu wissen. Die Pull-Methode ist schließlich eine sehr einleuchtende Technik, doch auch die Visualisierung an einem Kanban-Board, die Transparenz der Vorgänge und die klare Limitierung des Multitaskings sind überaus sinnvoll.


Kanban ist nicht nur wegen seines erheblichen Nutzens für Teams so beliebt, sondern auch aufgrund der einfachen Implementierung der Methode. Die Einstiegsbarriere ist sehr niedrig; ein Team oder Unternehmen muss nur wenige initiale Veränderungen vornehmen, um Kanban umzusetzen: In erster Linie benötigt es ein Kanban-Board, das nach und nach angepasst werden kann, und die klare Entscheidung für die Pull-Methode. Alle Feinheiten kann und soll das Team nach und nach selbst bestimmen: Welche Prozessregeln legen wir fest? Welche Limits setzen wir an? In welcher Form realisieren wir unser Kanban-Board?


Die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Kanban im Überblick sind:


Vorteile eines Kanban Boards


  • Bessere Übersicht: Mögliche Probleme, die während der einzelnen Projektphasen auftreten könnten, lassen sich visualisieren und werden so greifbarer.

  • Mehr Transparenz: Durch das Prinzip der transparenten Aufgabenverteilung ist genau ersichtlich, welcher Mitarbeiter mit welchen Arbeiten beschäftigt ist. So können Doppelarbeiten und Leerläufe gleichermaßen vermieden werden.

  • Teamwork wird gefördert: Da alle Projektbeteiligten sehen, wer welche Aufgaben bearbeitet, können sich Teams untereinander optimal abstimmen und unterstützen.

  • Keine unnötigen Meetings: Da der Projektstatus jederzeit eingesehen werden kann und jeder Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Projektinfos hat, können Sie Status-quo-Meetings merklich reduzieren.

  • Leicht anwendbar: Auch wenn Sie in Ihrem Team keine anderen agilen Methoden einsetzen, ist ein Kanban-Board schnell aufgesetzt und leicht verständlich.


Ein wichtiger Hinweis und Vorteil der Kanban Methode sei noch hinzugefügt: In der Praxis ist die Kombination von Kanban und Scrum sehr beliebt. Scrum selbst ist ein eher restriktives System; das Framework gibt einem Team detaillierte Vorgaben. Da Kanban allerdings offen gehalten ist, lässt es sich leicht in den regelmäßigen Scrum-Prozess integrieren. (Mehr zu SCRUM lesen Sie HIER und mehr zum Überblick über agile Methoden HIER.)


Nun haben Sie einiges zum Ursprung und Background der Kanban Methode gelesen und sind hoffentlich neugierig auf einen eigenen Praxistest geworden. Deshalb möchte ich an dieser Stelle einige Kanban Boards vorstellen sowie praxisrelevante Tipps zur Einführung eines Kanban Boards im Team formulieren.


Beispiele für Kanban Boards:


  • Trello gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools und ist besonders für seine übersichtliche Benutzeroberfläche beliebt. Alle Informationen wie Termine, Dateianhänge oder Kommentare können auf den Karten erfasst und einfach per Drag-and-Drop verschoben werden. (Ich selbst arbeite seit vielen Jahren mit Trello.)

  • Der direkte Konkurrent zu Trello ist Meistertask. Das Tool legt seinen Fokus auf kreatives und agiles Arbeiten. Die Boards sind flexibel anpassbar und Spalten lassen sich beliebig hinzufügen. Zudem lassen sich Aufgaben mit Prioritäten gut verwalten: Beispielsweise kann Aufgabe Nr. 2 erst bearbeitet werden, wenn Aufgabe Nr. 1 fertig ist.

  • Mit Zenkit lassen sich auch komplizierte Projekte gut planen. Neben der Kanban-Ansicht gibt es auch Listen- oder Mindmap-Ansichten, die für mehr Übersicht und strukturiertes Arbeiten sorgen. Der Anbieter agiert zudem DSGVO-konform und hat seinen Serverstandort in Deutschland.

  • Das Open-Source-System Wekan weist einen ähnlichen Aufbau wie Trello auf und punktet mit einem minimalistischen Design ohne Ablenkungen. Auch für umfangreiche Projekte lässt sich Wekan gut einsetzen – die Boards, Listen und Karten sind schnell eingerichtet.

  • Die Software Kanbantool ist sehr professionell aufbereitet und lässt sich intuitiv bedienen. Für größere Projekte können Boards mit umfangreichen Spaltenteilungen aufgebaut werden. Zusätzlich gibt es ein Analysetool, mit dem das Board ausgewertet werden kann. In der kostenfreien Variante sind 2 Boards und 2 Benutzer enthalten.


Nun haben Sie die Qual der Wahl! Aus meiner Erfahrung als Agile Coach ist das Wechseln zwischen verschiedenen Anbietern machbar, mitunter aber mühsam, weshalb das jeweilige Tool bewusst nach individuellen Kriterien ausgewählt sein sollte. Spielen zum Beispiel Datensicherheit und DSGVO Konformität eine Rolle? Ist ansprechendes Design wichtiger? Wieviele Boards benötigen Sie?


Gleichzeitig ist jedoch die Auswahl des Tools nur die eine Seite der Medaille, die andere ist die konsequente und überzeugte Nutzung durch alle Anwender. Hierzu möchte ich im Folgenden noch einige Empfehlungen aussprechen.



Fazit


Kanban ist eine agile Methode der Prozesssteuerung, ursprünglich von Toyota in Japan entwickelt, die heute vielseitig in der Softwareentwicklung, Projektmanagement und auch im Privatbereich eingesetzt wird. Sie basiert ursprünglich auf dem dem Pull-Prinzip, wodurch Aufgaben einzeln und organisiert bearbeitet werden. Die Methode verwendet ein Kanban-Board, in dem Aufgaben in verschiedenen Spalten (To Do, Doing, Done) visuell organisiert sind. In der Praxis können Kanban Boards sowohl physisch als auch digital eingesetzt werden. Erfolgsversprechend ist das Arbeiten mit dem Kanban Board jedoch nur, wenn es ein Committment aller Nutzer im Team gibt. Dafür gibt es eine hohe Transparenz, gesteigerte Effizienz und mehr Motivation und Selbstorganisation in Projekten.


Bei der Einführung des Arbeitens mit Kanban unterstütze ich Sie als Agile Coach gern!

 


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