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Führung virtueller Teams

Aktualisiert: 14. Okt. 2023

Wie wirksame Führung auf Distanz gelingt.



In den meisten Organisationen findet aktuell eine Flexibilisierung von Arbeitsbedingungen statt: arbeiten im Home-Office bzw. an einem selbst gewählten Ort wie einem Café oder Verkehrsmittel. Häufig führen Führungskräfte auch Mitarbeitende, die an unterschiedlichen Standorten im Einsatz sind: manchmal verteilt über verschiedene Bezirke einer Stadt oder unterschiedliche Städte der Region, manchmal über Ländergrenzen oder den Globus verteilt.


In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:




Herausforderungen virtueller Teams


  • Fehlende soziale Kontakte (beruflich / privat) im Berufsalltag

  • Gefahr von Isolation im Home OfficeLangsamere Entscheidungsfindung

  • Hoher Koordinationsaufwand (viele Meetings)

  • Teilweise sind Kollegen (in Präsenz) noch nicht bekannt

  • Weniger Zeit für Beziehungsaufbau

  • Unangemessener Führungsstil

  • Hohes Maß an Selbstführung



Eine autokratische Führungskraft, die ihr Vorgehen nie ändert, die immer alles wissen und selbst entscheiden will, kaum Verantwortung abgibt und Informationen zurückhält und die möglichst unbehelligt von Schnittstellen-Themen in ihrem „Silo“ herrschen will, hat wenig Erfolgschancen.

In diesen Situationen brauchen Führungskräfte einen an diese Bedingungen angepassten flexiblen Führungsstil. Dann können sie proaktiv mit neuen Anforderungen umgehen und Lösungen für unterschiedliche Rahmenbedingungen entwickeln, in Kooperation mit ihrem verantwortlichen und engagierten Team.



Schlüsselfaktoren für den Erfolg in Haltung und Verhalten der Führungskraft sind:

  • die eigene Vision nicht nur für die Erreichung der Geschäftsziele, sondern auch für die Art und Weise der Zusammenarbeit der verstreuten Personen reflektieren, besprechen und gemeinsam weiterentwickeln

  • die Mitarbeitenden in Entscheidungen und Verantwortungsübernahme einbeziehen, partizipativ führen, ihre Rollenmacht und ihre Selbststeuerung stärken

  • den Handlungsrahmen, Rollen und Erwartungen klären und allgemein transparent machen, auch innerhalb des Teams und an relevanten Schnittstellen

  • in eine Vertrauenskultur und in tragfähige Feedback-Prozesse investieren, Vorschussvertrauen geben, statt Kontrolle von außen Selbstreflexion stärken, Prozess-Review und Lernen etablieren

  • interessiert sein an digitalen Medien zur Teamzusammenarbeit, digitale Tools selbst nutzen und Ausstattung wie Schulung aller Beteiligten unterstützen

  • ein hoher Grad an sozialer Kompetenz, um tragfähige Arbeitsbeziehungen auch über Distanz herzustellen: indem die Führungskraft die Person des Mitarbeitenden, ihre Erfolge und Nöte, ihre Arbeitsbeziehungen zu anderen oder ihre speziellen Rahmenbedingungen im Blick behält und ihr Interesse so verdeutlicht, dass die Mitarbeitenden ihr gern erzählen, was sie am anderen Standort erleben

  • Unterschiede (Nationalkultur, Organisationskultur, Persönlichkeiten) mit Interesse wahrnehmen können, konstruktiv mit Diversität umgehen und dabei Relevanz unterscheiden können und erkennen, wo Chancen in der Vielfalt stecken Zugleich kommt der Teamentwicklung große Bedeutung zu, sobald zur Zielerreichung echte Teamarbeit gebraucht wird und exzellente Einzelleistungen nicht ausreichen.


„Vertrauen und Respekt sind für mich neben einer adäquaten technischen Ausstattung die Essenz virtueller Zusammenarbeit."


Das Führen virtueller Teams will gelernt sein


Virtuelles Team-Building


Virtuelles oder hybrides Team-Building ist nicht unmöglich. Es ist lediglich anders als Team-Building bei Teams, die täglich in Person zusammenarbeiten. Mit Team-Building werden Gemeinsamkeiten der Teammitglieder sichtbar. Das führt zu einem starken Zusammengehörigkeitsgefühl und baut Vertrauen auf.


Praxiswirksame Tipps für Team-Building in virtuellen Teams


Besprechungen ausschließlich mit Videokamera: Wenn wir Menschen und deren Mimik und Gestik sehen, dann fälltes uns leichter die Stimmung der jeweiligen Person wahrzunehmen.1 Daher sollte die Kamera in virtuellen Meetingsstets aktiviert sein. Sollte es tatsächlich Probleme mit der Bandbreite des Internets geben, sollte zumindest zu Beginnund zum Ende der Besprechung die Kamera kurz aktiviert werden. Idealerweise bleibt die Kamera jedoch während desganzen Meetings an.


Die virtuelle Kaffeepause: Die vielen zufälligen sozialen Interaktionen aus dem Büro (z.B. Smalltalk an derKaffeeküche) finden im Home Office nicht automatisch statt. Deshalb sollten explizite Termine für den sozialenAustausch gefunden werden. Zum Beispiel virtuelles Kaffeetrinken, virtuelle Mittagspause, virtuelles Feierabendbierusw. Wichtig ist, dass es in diesen Treffen ausschließlich um persönliche Themen geht und nicht die aktuellen Projekteoder beruflichen Herausforderungen besprochen werden. Die Einladungen sollten an alle im Team gehen und aufFreiwilligkeit basieren. Alles kann, nichts muss.


Regelmäßig „Icebreaker“ in Meetings nutzen: "Ice Breaker" sind eine einfache Möglichkeit ein Meeting unterhaltsam zu beginnen. Zudem kann die Befindlichkeit jedesEinzelnen abgefragt werden. So entsteht Raum für sozialen Austausch und Interaktion im Team. Eisbrecher könnenaber auch nach einer Pause in längeren virtuellen Meetings oder Workshops eingesetzt werden. Dann diesen sie auchder Reaktivierung der Teilnehmer. Beispiele für Eisbrecher: Eisbrecherfragen; WarmUp-Karten; Tiere mit PostIt’s aufeinem externen Whiteboard zeichnen; 1-10 abzählen (pro Teilnehmer nur eine Zahl, sobald zwei Personen zeitgleichetwas sagen, beginnt es von vorn); mein Befinden als Wetterbericht (Visualisierung auf einer Folie) u.v.a.m.

Das virtuelle Team-Event: Neben der virtuellen Kaffee- oder Mittagspause sind ebenso virtuelle Geburtstagsfeiern,Weihnachtsfeiern u.ä. wichtig für die Stimmung und den Zusammenhalt im Team. Zudem können auch dezidierteTeam-Building Events veranstaltet werden: ein virtueller Escape Room, Online spielen (Schiffe versenken, Monopolyetc) oder ein digitaler Zeichen-Wettbewerb. Hier gilt es mit viel Fantasie, Kreativität und Offenheit zu denken!


Regelmäßige Einzelgespräche: Dieser Tipp wirkt vermutlich etwas profan, ist dennoch in der Praxis wirksam. Jedes Mitglied im Team sollte sich jedeWoche mit mindestens einem anderen Teammitglied 1:1 austauschen, zu beruflichen und / oder persönlichen Themen,je nach Bedarf. Dies sollte im besten Fall als Videokonferenz, alternativ als Telefonat stattfinden. Durch regelmäßigeEinzelgespräche wird die soziale Nähe bzw. Verbindlichkeit im Team gestärkt.


Bilder aus dem Privatleben teilen: Durch Fotos und Bilder aus dem Privatleben – zum Beispiel auf einem digitalen Whiteboard, in einer Power Point oderauch als (temporärer) Bildschirmhintergrund - werden gemeinsame Interessen und Hobbies sichtbar. Diese Sichtbarkeitwirkt sich positiv auf Vertrauen und Bindung im Team aus. Natürlich sollte dies freiwillig geschehen und ein sorgsamerUmgang mit diesen Bildern versteht sich von selbst.


 

Hier können Sie ein "Team Charta Canvas" downloaden, um mir Ihrem Team gemeinsam den Rahmen der hybriden Zusammenarbeit zu klären:


 

Virtuelle Besprechungen wirksam führen



Für viele Führungskräfte besteht der Alltag im "New Normal" aus zahlreichen virtuellen Besprechungen. Mitunter viele Stunden am Stück und ohne Unterbrechung. Ein virtuelles Meeting interaktiv und derart zu gestalten, dass alle Teilnehmer gesehen und gehört werden,ist sicherlich herausfordernd. Mit diesen drei Basis-Tipps wird der Grundstein gelegt werden:

  • zum „CheckIn“ alle Teilnehmer „sichtbar“ - u.a. mit einem Eisbrecher (siehe unten); bei mehr als 12- 15Teilnehmern nicht gesprochen, sondern eher über den Chat. Das Sichtbarmachen kreiert eine Verbindlichkeit fürdie Aufmerksamkeit in der Besprechung.

  • Visualisierungen nutzen – u.a. für Fragen zu einem Thema, für die Dokumentation von Arbeitsergebnissen oderauch ein (Zwischen)Fazit usw..

  • Kettenübungen - jeder kommt zu einer bestimmten Fragestellung zu Wort, einer beginnt und nominiert dann denNächsten usw.)


Für die Moderation virtueller Besprechungen gibt es einige generelle Empfehlungen, die zum Gelingen beitragen.


Top 5 Empfehlungen für virtuelle Meetings:


  • Fragen sie sich selbstkritisch, ob das virtuelle Meeting wirklich notwendig ist oder das Ziel der Besprechung evtl. durch asynchrones Arbeiten der Beteiligten erreicht werden kann; u.a. gemeinsames, zeitversetztes Bearbeiten von Dokumenten o.ä.

  • Beginnen sie selbst die virtuelle Besprechung mind. 10 Minuten vorher, um den Teilnehmern Small-Talk und sozialen Austausch zu ermöglichen. Zudem können so technische Schwierigkeiten vor der Besprechung geklärt werden.

  • Sorgen Sie für Blickkontakt, indem Sie Ihren Blick direkt in die Kamera (und nicht auf die Teilnehmer auf ihrem Bildschirm) richten.

  • Machen sie sich im Vorfeld über unterstützende digitale Tools Gedanken. Empfehlenswert sind u.a.: Mentimeter (Abfragen), Mural oder Miro (digitale Whiteboards).

  • Jede virtuelle Besprechung sollte möglichst immer ein Check-In der Teilnehmenden (sichtbar-machen jedes Einzelnen) sowie ein Check-Out (Fazit, Blitzlicht usw.) enthalten.


​„Eine virtuelle Besprechung effizient zu gestalten hat etwas mit Respekt und Wertschätzung den Teilnehmenden gegenüber zu tun."


Fazit

Um virtuelle oder hybride Teams erfolgreich zu führen, ist neben speziellem Wissen über Teamarbeit und über digitale Tools auch Fingerspitzengefühl, Menschenverstand und vor allem Vertrauen gefragt. Dabei kann das Führen virtueller Teams bestens im Kontext eines Trainings erarbeitet und idealerweise in individueller Begleitung im Nachgang in die Praxis übertragen werden. Gern erstelle ich auch für Ihre Bedürfnisse ein passgenaues Trainingskonzept. Kontaktieren sie mich gern HIER, um ein individuelles Angebot anzufordern.




 


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