Führungsinstrument Delegation

Aktualisiert: 29. Aug.

Warum wirksame Delegation eines der wichtigsten Führungsinstrumente ist.



Bestimmt kennen Sie das: Sie haben viele Ideen, viele Projekte, viel Aufgaben - doch der Tag hat nur 24 Stunden. Insofern sind insbesondere Führungskräfte darauf angewiesen, zu delegieren. Doch wirksame Delegation will gelernt sein. Erfahren Sie hier, wie Sie am besten Aufgaben abgeben und dabei mögliche Hürden umgehen können.


Führungsverantwortung zu übernehmen, bedeutet auch loszulassen. Viele alltäglichen Aufgaben können und sollten Führungskräfte nicht mehr selbst erledigen – schlichtweg, weil die Zeit dafür fehlt, da strategische Fragestellungen Priorität haben. Vor allem aber stellen sie die Motivation ihrer Mitarbeiter sicher, wenn sie ihnen mehr Verantwortung übertragen. In der Konsequenz wird das Team leistungsfähiger und selbstständiger. Die Voraussetzung ist ein Gespür dafür, welche Aufgaben bei welchen Mitarbeitern am besten aufgehoben sind – und die Bereitschaft, alle dafür notwendigen Informationen weiterzugeben.


Aber wie viel Verantwortung kann man überhaupt abgeben? Muss sie nicht immer bei der Führungskraft verbleiben – oder lässt sie sich auch übertragen? Um dies zu beantworten, ist es hilfreich, sich bewusst zu machen, dass es verschiedene Verantwortungstypen gibt:

  • Gesamtverantwortung

  • Entscheidungsverantwortung

  • Ausführungsverantwortung.


Was sind denn jetzt die Vorteile des Delegierens?


Durch das Delegieren von Aufgaben werden die Effizienz und Produktivität gesteigert. So können Sie sich als Führungskraft auf Aufgaben aus ihrem Kernkompetenzbereich konzentrieren. Zudem gewinnen Mitarbeiter durch neue Aufgaben an Kompetenz, Erfahrung und auch Selbstbewusstsein. Nicht zu vergessen, dass Mitarbeiter selbst ermächtigt werden und auch zukünftig selbstständiger arbeiten können.


Sie werden ihren Fokus steigern können und die passenden Aufgaben von Experten erledigen lassen können. Zu guter Letzt steigert das richtige Delegieren die Motivation (ihre und die ihrer Mitarbeiter) und Kommunikation aller Beteiligten.


Das wichtigste Argument für Delegation ist jedoch das Thema Selbstführung. Die meisten Führungskräfte haben schlicht und ergreifend so viel operative Verantwortung, dass sie einfach Aufgaben und Projekte delegieren müssen, um sich auch strategischen Themen zuwenden zu können.


Im Führungskräfte-Coaching spüre ich immer wieder, dass operative Überlastung und zu wenig Delegation untrennbar miteinander verbunden sind. Oft geht es dann darum, zunächst diese Perspektive zu entwickeln und dann die Führungskraft aktiv dabei zu unterstützen, mehr zu delegieren und so auch mehr Verantwortung in’s Team zu geben.


„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muß genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“ (Theodor Roosevelt)



Nun zu den Nachteilen bzw. was Delegieren nicht bedeutet:


Delegieren muss gelernt sein. Wer es gewohnt ist, alles selber zu erledigen und seinen Mitarbeitern nichts zutraut, muss sich in kleinen Schritten an das Delegieren herantasten. Das bedeutet natürlich, vor allem am Anfang, einen beträchtlichen Mehraufwand und auch eine gehörige Portion Mut und Zutrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter.

Delegieren bedeutet auch nicht, dass man wahllos Verantwortung abgibt, um wichtige Entscheidungen selber nicht treffen zu müssen. Auch ist das Delegieren mit einem großen Kommunikationsaufwand verbunden. Alle Beteiligten müssen regelmäßig miteinander sprechen, um die genaue Aufgabenstellung, den Fortschritt und das Ergebnis zu besprechen.


Was kann man Delegieren?


Bei der konkreten Überleung, welche Aufgaben delegiert werden können, kann die Eisenhower-Matrix von Vorteil sein:

Ganz einfach gesagt, unterteilt man seine anstehenden Aufgaben in wichtig oder unwichtig (im Hinblick auf strategische Ziele bzw. Relevanz) und dringend und nicht-dringend (im Hinblick auf Zeit, also Termine, Deadlines etc.).

Ziemlich einleuchtend ist, dass man die wichtigen und dringenden Aufgaben zuerst erledigt. Und die unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben einfach von der To-do-Liste streicht. Die wichtigen und nicht-dringenden Aufgaben werden terminiert, also auf einen anderen Zeitpunkt verschoben. Die nicht wichtigen und dringenden Aufgaben werden an eine andere Person delegiert.




Checkliste Delegationsgespräch:


Habe ich:


  1. ... dem Mitarbeiter konkret und verständlich gesagt, was von ihm erwartet wird?

  2. ... die Bedeutung und Sinnfälligkeit dieser Arbeit herausgestellt?

  3. ... dem Mitarbeiter gesagt, warum ich ihn für diese Arbeit ausgewählt habe / ihm diese Arbeit übertragen habe?

  4. ... mögliche Hindernisse/Barrieren angesprochen bzw. hinterfragt?

  5. ... geklärt, ob und welche Unterstützung der Mitarbeiter von mir erwarten kann?

  6. ... genügend Freiraum zur Entfaltung des Mitarbeiters gelassen?

  7. ... den Mitarbeiter sich zur Aufgabenstellung äußern lassen? (Rückverständnis eingeholt, eigene Ideen angehört und zugelassen? etc.)



Hier können Sie eine Checkliste zum Thema Delegation downloaden:

Checkliste Delegation
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Wie Sie sehen konnten, ist es sinnvoll Aufgaben, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft gehören, zu delegieren. Das Übertragen von Aufgaben und sogar ganzen Projekten an angestellte oder freie Mitarbeiter ist daher eine Überlegung wert und kann maßgeblich zum eigenen wirtschaftlichen Erfolg beitragen. Natürlich ist es auch wichtig zu wissen, was und wie man am besten delegiert.


PS: Auch ich setze die Eisenhower Martin aktiv ein. Seit einem Jahr habe ich Support durch eine virtuelle Assistentin und reflektiere regelmäßig, welche Aufgaben ich wirklich unbedingt selbst machen muss und welche ich vertrauensvoll in ihre Hände geben könnte. So weiss ich, dass Delegation nicht immer einfach ist, jedoch unverzichtbar, wenn die operativen To Do's einfach nicht mehr allein zu bewältigen sind. Und durch meine eigene Situation kann ich wiederum auch gut Führungskräften nachempfinden, die nicht in dem Umfang delegieren, der eigentlich angemessen wäre ...



Wirksame Delegation kann in Trainings oder Coachings erlernt und geübt werden.

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